Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Începând cu data de 25 mai 2018, la nivelul tuturor statelor Uniunii Europene a intrat in vigoare Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Protecția datelor cu caracter personal este foarte importantă pentru noi și ne dorim ca dumneavoastră să fiți informat corespunzător cu privire la modul și scopurile pentru care noi prelucrăm datele dumneavoastră.

Date despre operator

Institutul Național de Cercetare - Dezvoltare în Informatică – ICI București (numit în continuare ICI București) este organizat în baza Ordonanței Guvernului nr.57/2002 privind cercetarea științifică și dezvoltarea tehnologică (cu modificările și completările ulterioare) și funcționează în baza HG nr. 1621/2003 (cu modificările și completările ulterioare), având site-ul web www.ici.ro și poate fi contactat în următoarele moduri:

• telefonic: +40 213 160 736
• e-mail: office@ici.ro
• la adresa: B-dul Mareșal Averescu Nr. 8 -10, sector 1, București

Cum ne puteți contacta

Opinia dumneavoastră este importantă pentru noi, iar pentru întrebări cu privire la Politica GDPR ne puteți trimite un e-mail la adresa office@ici.ro sau puteți contacta responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal direct prin e-mail la adresa dpo@ici.ro sau prin poștă/curier la adresa B-dul Mareșal Averescu Nr. 8 -10, sector 1, București.

Principiile noastre

ICI București, prin activitatea pe care o desfășoară folosește date cu caracter personal în numeroase servicii pe care le oferă , precum:

• servicii de cercetare-dezvoltare-inovare;
• servicii specifice Registrului Român de domenii RoTLD;
• servicii esențiale pentru avizarea dispozitivelor electronice de marcat.

Pentru că securitatea datelor dumneavoastră este foarte importantă pentru noi, depunem toate eforturile pentru a respecta Regulamentul. Totodată, dorim să vă asigurăm că întreprindem toate demersurile necesare pentru a utiliza un număr cât mai redus de date cu caracter personal și le prelucrăm numai în măsura în care acestea sunt absolut necesare.

Scopul colectării și prelucrării datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în scop contractual și conform prevederilor legale, fără ca datele să fie folosite în alte scopuri decât cele permise.

Pentru facilitarea desfășurării activităților și în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ce decurg din activitatea ICI București este posibil să comunicăm aceste date către autorități publice, operatori, terți sau alte categorii de destinatari în măsura în care interesul acestora este legitim, se supune prevederilor legale existente și se garantează protejarea lor.

Pentru îndeplinirea scopurilor contractuale, ICI București, poate transfera date cu caracter personal în alte țări ale Uniunii Europene, către autorități și organisme internaționale competente din domeniul de activitate, in temeiul art.6 alin. 3, lit. a și b din Regulament.

ICI București poate prelucra datele dumneavoastră în următoarele situații (si nu numai):

• Executarea sau încheierea unui contract cu dumneavoastră, îndeplinirea obligațiilor contractuale și a solicitărilor dumneavoastră. De exemplu, pentru a face parte dintr-un proiect de cercetare-dezvoltare, pentru a putea publica în una din revistele noastre de specialitate, pentru a putea utiliza serviciile oferite de RoTLD, pentru a aviza aparatele dumneavoastră de marcat sau pentru a putea participa la programele de formare profesională continuă oferite prin intermediul Centrului de Pregătire și Formare Profesională Continuă.
• Pentru apărarea intereselor legitime ale ICI București, de exemplu, prevenirea fraudelor și menținerea securității rețelei, serviciilor noastre și a datelor dumneavoastră. Ori de câte ori ne bazăm pe acest temei juridic pentru a prelucra datele dumneavoastră, evaluăm interesele noastre pentru a ne asigura că nu prevalează drepturilor dumneavoastră.
• Pentru îmbunătățirea serviciilor pe care vi le oferim, putem colecta informații anonime, fără elemente de identificare sau informații agreate de dumneavoastră.
• Pentru verificarea identității în vederea asigurării accesului la datele dumneavoastră
• Pentru a vă furniza informații în legătură cu serviciile/ contractele/ parteneriatele noastre.
• Conformarea cu o cerință legală imperativă, de exemplu, cerințe contabile și fiscale care fac obiectul unor politici interne stricte, proceduri etc.
• Consimțământul pe care îl acordați atunci când ICI București nu se bazează pe alt temei legal. Vă puteți retrage consimțământul oricând, în mod gratuit.

Datele cu caracter personal pe care le colectăm de la dumneavoastră

ICI București prelucrează următoarele tipuri de date (enumerare nelimitativă) furnizate de dumneavoastră:

• Numele și prenumele, numărul de telefon fix și/sau mobil și adresa de e-mail sau adresa rețelelor sociale;
• Codul Numeric Personal.
• Imagini.
• Date privind cazierul judiciar.
• Numele companiei dumneavoastră.
• Domeniul de activitate.
• Contactul dumneavoastră/acordul/parteneriatul cu noi, cum ar fi o notă, un e-mail sau o scrisoare transmise sau alte evidențe ale unui contact/acord/parteneriat cu noi.
• Informații privind legitimitatea accesului – putem colecta parole, indicii și informații de securitate similare utilizate pentru autentificare și accesul la conturi și servicii.
• A se vedea secțiunea Cookie-uri pentru detalii privind ceea ce colectăm utilizând cookie-urile.
• Informațiile pe care le obținem din alte surse, autorități publice, operatori, agenții de prevenire a fraudelor, precum și de la alți furnizori de date. Acestea includ date demografice, date referitoare la interese, precum și comportamentul la navigarea online.

Modalități și termene de păstrare a datelor dumneavoastră

Echipele noastre specializate analizează și îmbunătățesc în mod constant măsurile pe care le-am adoptat pentru protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal împotriva oricărui acces neautorizat, pierdere accidentală, dezvăluire sau distrugere.

Din păcate, nici o transmisie de date prin intermediul internetului nu poate fi garantată a fi 100% sigură. În consecință, în ciuda eforturilor noastre de a vă proteja informația personală, noi nu putem asigura sau garanta securitatea informațiilor transmise de dumneavoastră către noi, către și de la serviciile noastre online. Vă avertizăm, așadar, că orice informație trimisă către noi se va face pe propriul dumneavoastră risc.

În momentul în care noi primim informațiile transmise de dumneavoastră, vă garantăm că depunem toate eforturile pentru a asigura securitatea acestora în sistemele noastre, conform standardelor de securitate impuse de legislația română în vigoare.

Datele sunt păstrate în condiții de siguranță pe toată perioada derulării colaborării cu dumneavoastră. În condițiile în care colaborarea cu dumneavoastră s-a încheiat, datele vor fi șterse din bazele de date, folosind sisteme de curățare sau stocate conform legislației, iar cele în format letric vor fi distruse prin tocare sau vor fi arhivate conform legislației în vigoare.

Comunicarea datelor dumneavoastră cu caracter personal

Informațiile colectate sunt destinate utilizării de către ICI București în scopul identificării persoanei și îndeplinirii scopurilor consimțite și sunt comunicate numai următorilor destinatari:

• angajații responsabili de realizarea activităților necesare colaborării dar și îndeplinirii obiectivelor;
• terților implicați în îndeplinirea scopului vizat.

În ambele cazuri, destinatarii sunt prelucrați în scopul respectării Regulamentului European privind protecția datelor cu caracter personal și semnează o declarație de confidențialitate privind nedivulgarea informațiilor care fac obiectul activității lor.

Datele dumneavoastră mai pot fi comunicate în condițiile impuse de lege următorilor destinatari (enumerare nelimitativă) :

• persoanele vizate și reprezentanții legali ai acestora
• autorități publice centrale sau locale de aplicare a legii;
• autorități publice, altele decât cele de aplicare a legii;
• servicii sociale și de sănătate;
• societăți bancare;
• instituții europene;
• instituții de învățământ și educație;
• alte instituții/autorități centrale și locale în vederea redirecționării conform legii a petițiilor greșit îndreptate;
• instanțe de judecată în vederea formulării de acțiuni și reprezentării în instanță.

Transferuri internaționale de date

În prezent, datele noastre sunt păstrate pe teritoriul României.

Poate fi necesar să transferăm informațiile dumneavoastră către alți prestatori de servicii din afara Spațiului European Economic (SEE). Acest tip de transfer de date poate avea loc dacă serverele noastre sau furnizorii și prestatorii noștri își au sediul în afara SEE, sau dacă dumneavoastră utilizați serviciile și produsele noastre în timp ce vă aflați în aceste țări.

Dacă vom transmite datele dumneavoastră către o țară din afara SEE, ne vom asigura că informațiile dumneavoastră sunt protejate corespunzător. Dacă se consideră că țara respectivă nu are legi echivalente cu standardele Uniunii Europene de protecție a datelor, vom solicita terței părți să încheie un contract care să menționeze respectarea acestor standarde.

Drepturile dumneavoastră

Conform Regulamentului GDPR și prin raportare strictă la domeniul de aplicare avut în vedere de către legiuitorul european, aveți următoarele drepturi:

• dreptul la informare – persoana vizată are dreptul de a fi informată cu privire la aspectele prelucrării datelor cu caracter personal;
• dreptul de acces – persoana vizată are dreptul de a obține din partea ICI București o confirmare dacă prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc. În caz afirmativ, aceasta are dreptul de acces;
• dreptul la rectificare – persoana vizată are dreptul ca operatorul să rectifice datele cu caracter personal care o privesc și în funcție de scopul prelucrării acestora, are dreptul de a obține completarea lor;
• dreptul la ștergerea datelor atunci când datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor – persoana se opune prelucrării și nu există motive legitime de prelucrare sau datele au fost prelucrate ilegal;
• dreptul la restricționarea prelucrării în conformitate cu art.18 din Regulamentul UE nr.679/2016.
• dreptul la portabilitatea datelor – persoana vizată are dreptul de a primi într-un format structurat datele cu caracter personal pe care le-a furnizat în situația în care îndeplinește simultan următoarele : prelucrarea se bazează pe consimțământ/ contract/ parteneriat etc. și a fost efectuată prin mijloace automate.
• dreptul de a-și retrage consimțământul acordat oricând în mod gratuit;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
• dreptul de a vă adresa justiției.

Precizăm faptul că GDPR nu se aplică în cazul în care:

• datele se referă la o persoană decedată,
• datele se referă la o persoană juridică,
• procesarea datelor este realizată de o persoană care acționează în scopuri aflate în afara activității sale comerciale sau profesionale.

Dacă unele din datele dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informați cât mai curând posibil pentru a remedia situația, completând formularul de contact disponibil pe site-ul nostru sau prin poștă la adresa B-dul Mareșal Averescu, Nr. 8-10, sector 1, București.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată către ICI București la adresa de email dpo@ici.ro sau prin poșta clasică la adresa B-dul Mareșal Averescu, Nr. 8-10, sector 1, București.

*Această Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal este actualizată periodic și afișată pe site-ul nostru web www.ici.ro.

Declarație de consimțământ

Subsemnatul/a………………………….............., având domiciliul în…………………identificat prin……… seria…… numărul………….sunt de acord ca ICI București să colecteze și să prelucreze datele mele cu caracter personal.

Consimțământul în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și furnizarea datelor solicitate în formularul GDPR și în cadrul .............................................................................................................sunt voluntare.*

Vă rugăm marcați cu [x] modalitatea prin care doriți să fiți contactat în scopul furnizării de informații de către ICI București:

☐ E-mail

☐ Telefon

☐ Am înțeles această declarație de consimțământ și sunt de acord cu colectarea și prelucrarea datelor mele personale în scopurile descrise în formularul GDPR.

Acest formular este valid numai în cazul în care această căsuță este bifată cu X.

Data completării:

Semnătura:

*Notificarea de revocare a consimțământului poate fi realizată prin e-mail către dpo@ici.ro printr-o solicitare scrisă. Vă rugăm să aveți în vedere faptul că revocarea consimțământului nu afectează legalitatea utilizării datelor înainte de retragerea consimțământului (notificarea nu are efect retroactiv). În situația în care consimțământul nu este acordat sau a fost revocat, datele personale nu vor fi utilizate în scopurile menționate în formularul GDPR. În cazul în care aveți întrebări legate de această declarație de consimțământ sau de protecția datelor de către ICI București în general, vă rugăm să nu ezitați să contactați responsabilul nostru pentru protecția datelor la adresa de e-mail: dpo@ici.ro.